Voorwaarden organisatie

(laatste update op 18 november 2019)

 

Deze voorwaarden zijn van toepassing op de Organisatie die gebruik maakt van het digitaal platform QIT Online.

 

Deze voorwaarden zijn van toepassing op de Organisatie die het platform QIT Online gebruikt en ze ter beschikking stelt van de Hulpverlener(s) die bij haar actief zijn. Naast deze voorwaarden die gelden voor de Organisatie, zijn er ook de voorwaarden die specifiek gelden voor de Hulpverlener(s) die in alle autonomie van het platform QIT Online gebruik maken ten aanzien van zijn (hun) cliënten.

Organisatie is de entiteit die het contract met QIT bvba sluit en de voorziene vergoedingen betaalt om het platform ter beschikking te kunnen stellen van de Hulpverlener(s) die binnen de Organisatie werkzaam of actief zijn (zoals een ziekenhuis, een groepspraktijk, …). In sommige gevallen is de Organisatie en de Hulpverlener dezelfde persoon.

 

1. Het voorwerp van de dienstverlening: de toepassing QIT Online

 

QIT Online is een digitaal platform dat ontwikkeld is door QIT bvba, gevestigd te Koning Albertlaan 104, 3010 Kessel-Lo (België).

Het digitaal platform stelt Hulpverleners in staat om cliëntendossiers te beheren, de in- en uitgaande communicatie met Cliënten en Cliëntsystemen te organiseren en de voortgang in het therapietraject systematisch op te volgen. Op regelmatige basis tijdens het therapietraject kunnen er bepaalde vragenlijsten aan de Cliënten en Cliëntsystemen worden aangeboden, afhankelijk van het traject dat wordt geselecteerd.

De keuze van vragenlijsten en de afnamefrequentie zijn het resultaat van uitgebreid klinisch en wetenschappelijk onderzoek. Daarnaast kunnen extra vragenlijsten worden geselecteerd uit de online bibliotheek. Aanpassingen van het traject zijn mogelijk in functie van de specifieke therapeutische context.

 

2. Beveiliging & verantwoordelijkheid

De toepassing wordt beschikbaar gesteld via een beveiligde netwerkomgeving. Ze is enkel toegankelijk via een versleutelde https-verbinding en gepersonaliseerde login.

QIT Online wordt gehost bij Digital Ocean, een hosting provider die ISO 27001 gecertificeerd is en zodoende beantwoordt aan de vereisten inzake ISMS (Information Security Management System), zodat het uitgebreide garanties levert op gebied van kwaliteit, veiligheid en bescherming van de privacy.

QIT bvba is verantwoordelijk voor de technische implementatie van QIT Online, het beheer van het digitaal platform, het herstellen van eventuele fouten in het platform, de hosting en het beheer en de beveiliging van de data. Dit gebeurt in samenwerking met Panenco bvba, een innovatief softwarebedrijf in Leuven.

 

3. Vergoeding

Voor organisaties geldt een zelfde standaard prijsmodel, zoals beschreven op de website: https://nl.qit-online.com/pricing. Dit prijsmodel bestaat uit een vaste maandelijkse licentie per hulpverlener en een jaarlijkse dossierkost per cliënt

 

Grotere organisaties kunnen ervoor opteren om een aangepast prijsmodel aan te vragen ('Enterprise package'). Dit leidt tot een afzonderlijke offerte met vermelding van de prijsafspraken. De vermelde prijzen in de offerte overschrijven het standaard prijsmodel zoals weergegeven op de QIT online website.

 

In elke overeenkomst zijn inbegrepen:

 

  • de maandelijkse licentiekosten voor het gebruik van het platform QIT Online,

  • de jaarlijkse kost voor een actief cliëntdossier,

  • de eenmalige kost per afname van de gelicentieerde vragenlijsten,

  • het gebruik van de online helpdesk (FAQ en chatbot),

  • databeheer en -beveiliging.

 

Alle prijzen gelden onder voorbehoud van latere wijzigingen.

 

De vergoeding wordt betaald door de Organisatie.

Het is mogelijk om additionele diensten af te nemen bij QIT online. Deze staan omschreven op de website (https://nl.qit-online.com/pricing) in de sectie 'extra diensten', met bijhorende vermelding van het (uur)tarief.

 

4. Duur

 

Het gebruik van de toepassing QIT Online wordt afgerekend op maandelijkse basis met stilzwijgende verlenging. Het is mogelijk om de overeenkomst op elk moment te verbreken door een email te versturen naar info@qitonline.be, waarbij de accounts van de Organisatie en de Hulpverleners actief blijven tot het einde van de maand waarin de overeenkomst werd stopgezet.

 

5. Beëindiging van het contract

 

Het contract komt ten einde als het via elektronische mail wordt opgezegd via info@qitonline.be.

 

Daarnaast kan het contract, in geval van wanprestatie, zware tekortkomingen en/of niet-naleving van de (financiële) afspraken door één van de partijen, door de andere partij van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling met onmiddellijk ingang beëindigd worden d.m.v. een schriftelijke aangetekende kennisgeving.

 

6. Intellectuele eigendom

Het digitaal platform QIT Online is de exclusieve en volledige intellectuele eigendom van QIT bvba. Geen enkel product dat naar de letter en de geest onder het QIT online platform wordt begrepen, mag worden verspreid, gekopieerd, aangepast, … zonder de expliciete, schriftelijke en voorafgaande toestemming van QIT bvba.

Dit betreft onder meer (zonder het om een limitatieve opsomming gaat): het theoretisch denk- en werkkader, de vragenlijsten, de feedbackrapporten, de software-applicatie, …

 

7. De partijen bij het gebruik van het platform QIT Online

 

Bij het gebruik van het platform QIT Online zijn er meerdere partijen betrokken. Naast QIT bvba zijn er de Organisatie, de Hulpverlener, de Cliënt en de personen in het Cliëntsysteem.

  • De Organisatie is de organisatie die een licentie voor het gebruik van het platform verkrijgt en het platform ter beschikking stelt.

  • De Hulpverlener is de uiteindelijke gebruiker van het platform die hierin gegevens invoert en verwerkt van cliënten.

  • De Cliënt is de natuurlijke persoon van en over wie door de Hulpverlener gegevens worden verwerkt.

  • Personen in het Cliëntsysteem zijn de natuurlijke personen die actief bij de behandeling betrokken zijn en die op periodieke basis input zullen leveren bij de behandeling. Ook van en over hen zullen gegevens worden verwerkt.

 

Het is mogelijk dat de Organisatie en Hulpverlener dezelfde persoon zijn, zoals in het geval van een solopraktijk. In dat geval moeten zowel deze voorwaarden (als Organisatie) als de voorwaarden als Hulpverlener worden toegepast.

Vanuit het oogpunt van bescherming bij gegevensverwerking (zoals voorzien door de Algemene Verordening Gegevensbescherming) komt de verantwoordelijkheid voor de verwerking in verband met  het platform QIT Online gezamenlijk toe aan de Organisatie en de Hulpverlener. Hun verantwoordelijkheid vloeit voort uit de keuze die zij maken om het platform te (laten) gebruiken ten aanzien van de cliënten van de Hulpverlener.

Het voorwerp van de gezamenlijke verantwoordelijkheid is beperkt tot de administratieve gegevens die toelaten de cliënt te identificeren, alsook te weten welk algemeen traject deze volgt. Dit moet toelaten om de betrokkene uit te nodigen en administratief op te volgen, alsook om geaggregeerde en geanonimiseerde overzichtsrapporten op te maken over het gebruik van de vragenlijsten binnen de Organisatie.

De gegevens die betrekking hebben op het eigenlijke traject, worden exclusief door de Hulpverlener verwerkt. Het is dan ook de Hulpverlener die bepaalt welke onderdelen van het platform hij of zij gebruikt in het kader van (de opvolging van) de therapie.

Zowel de Organisatie als de Hulpverlener(s) waarborgen dat zij de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ten aanzien van de Cliënten toepassen.

 

8. De rol van QIT bvba

8.1. QIT bvba als verantwoordelijke voor de gegevens over de Organisatie

 

QIT bvba verwerkt de gegevens van contactpersonen van de Organisatie voor het klantenbeheer, op basis van de contractuele relatie die voortvloeit uit de aanvaarding van deze voorwaarden. De gegevens worden enkel gebruikt om het gebruik van het platform QIT Online mogelijk te maken, volgens de aanwijzingen van de Hulpverlener, en om betaling te vragen van dat gebruik.

De natuurlijke personen wier persoonsgegevens voor dit doeleinde worden gebruikt, hebben het recht op inzage en, in voorkomend geval, verbetering en/of wissing. Daartoe kunnen zij contact opnemen via Privacy@qitonline.be, met bewijs van hun identiteit. Op dit adres kunnen zij ook terecht voor bijkomende vragen. Wie het niet eens is met de manier waarop QIT bvba de persoonsgegevens verwerkt, kan altijd contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel - Tel. (02) 274 48 00 – Mailto Contact@apd-gba.be).

 

8.2. QIT bvba als verwerker ten behoeve van de Organisatie en de Hulpverlener(s)

Mede gelet op de verantwoordelijkheid van de Organisatie en de Hulpverlener(s) treedt QIT bvba op als verwerker van de Organisatie en de Hulpverlener(s) die van het platform gebruik maken. De verplichtingen waar QIT bvba zich als verwerker toe verbindt, worden nader omschreven in het Verwerkingscharter van QIT bvba dat kan worden geraadpleegd op de website van QIT bvba.

Met de Organisatie kan, indien wenselijk, een verwerkersovereenkomst worden gesloten. Deze overeenkomst heeft in beginsel dezelfde inhoud als het verwerkingscharter dat op de website van QIT bvba kan worden gevonden.

 

9. De toestemming van de Cliënt en de personen in het Cliëntsysteem als noodzakelijke voorwaarde voor gebruik

 

In de mate dat het platform toelaat om gegevens in verband met de gezondheid te verwerken, is het gebruik ervan afhankelijk van de toestemming van de Cliënt en de personen in het Cliëntsysteem ten aanzien van de Hulpverlener. Dit is zo opgevat dat het ontbreken van toestemming blokkerend werkt.

 

Deze toestemming is niet vereist ten aanzien van de Organisatie die enkel toegang heeft tot administratieve gegevens en, in voorkomend geval, tot geanonimiseerde gegevens in overzichtsrapporten.

 

10. Delen of overdragen van gegevens over Cliënten en personen in het Cliëntsysteem tussen Hulpverleners

 

Het is mogelijk dat een Hulpverlener de gegevens van Cliënten en personen in het Cliëntsysteem deelt met of overdraagt naar andere hulpverleners, onder de volgende voorwaarden:

  • De andere Hulpverlener(s) moet(en) een account hebben op het platform QIT online.

  • Het delen van of overdragen van de gegevens moet noodzakelijk zijn voor het traject met betrekking tot de Cliënt

  • Het delen van de gegevens laat de ontvanger enkel toe de gegevens te lezen. Aanpassing of aanvulling van de gegevens is niet mogelijk.

  • Bij het overdragen van de gegevens wordt de verantwoordelijkheid voor het volledige beheer van het cliëntdossier integraal overgedragen naar de andere Hulpverlener.

  • De Cliënt en personen in het Cliëntsysteem moeten geïnformeerd worden over de deling en de mogelijkheid hebben om zich hiertegen te verzetten.

  • De Cliënt en personen in het Cliëntsysteem moeten toestemmen in de overdracht door toe te stemmen in de verwerking door de Hulpverlener aan wie het dossier wordt overgedragen

 

11. Wijziging van de voorwaarden

QIT bvba kan de voorwaarden voor het gebruik van de toepassing QIT Online aanpassen. Het zal in dat geval de Organisatie hiervan via mail informeren.